Como escrever uma lista de tarefas simples e produtiva

Escrever sua lista de tarefas está te deixando mais estressada do que organizada? Um bom TO-DO deve ser simples e produtivo, sem grandes segredos. Embora pareça que escrever todas suas minuciosas tarefas é uma boa ideia, pode ser mais melhor trabalhar um algo mais simples.

Eu sempre digo que planejamento e organização é tão único quanto você, mas estou compartilhando algumas maneiras de tornar o seu TO-DO mais simples e focado que vai te ajudar na hora certa a cumprir todas as tarefas.

Também criei um to-do printable grátis para te ajudar a seguir todas as dicas. Confira:

1 – Comece limpando a bagunça

Da sua mente e não do guarda-roupa (no meu caso seria bom fazer os dois)! Fazer um detox do cérebro é o primeiro passo para criar uma lista de tarefas mais simples.

Se você não experimentou, esta é uma maneira eficaz de limpar a mente de todos os pensamentos e preocupações em excesso, principalmente se forem como eu, que vive preocupada com o futuro, o passado, os boletos, coisas que precisamos fazer e coisas que achamos que precisamos fazer… O detox do cérebro vai te ajudar a pensar com mais clareza e se concentrar no que é importante.

Veja como fazer um detox do cérebro para criar um TO-DO mais simples:

Pegue uma folha de papel simples, aquelas de caderno mesmo e uma caneta. Por alguns minutos, anote tudo o que vier à sua cabeça. Não precisa pensar muito e nem se preocupar se a maior parte do que você escrever parecer besteira. Apenas deixe tudo sair. Você pode acabar escrevendo tarefas que você precisa fazer, coisas que você precisa lembrar, algo bonito que alguém te disse, um livro que você quer ler mas não lembrava o nome, compromissos agendados, coisas que estão te preocupando ou possíveis soluções para um problema.

Conforme você escreve, use linhas e setas para juntar todos os itens relacionados. Sublinhe ou realce tudo o que é importante ou prioritário. Sem problemas se tudo parecer confuso ou escrito por toda a página!

Agora que está tudo pra fora, você não se sente melhor? Você criou um espaço muito necessário em sua mente e deu ao seu cérebro a chance de processar e organizar toda essa informação. Ufa!

Agora você tem uma imagem mais clara do que precisa ser tratado hoje e do que pode realmente ser esquecido. Use essa clareza para simplificar sua lista de tarefas, adicionando apenas o que é importante hoje.

2 – Tenha um propósito para o dia

Agora que você esvaziou a cabeça e está se sentindo um menos sobrecarregado, é hora de definir suas prioridades e seus valores. Seus valores são as ideias e crenças que mais importam para você, como felicidade, saúde, generosidade, riqueza ou realização da família.

Todos dias pergunte a si mesmo: “Para que meu dia seja bem vivido, o que preciso alcançar?”

Considerando o propósito do seu dia, antes de ler sua lista de tarefas ou começar a trabalhar, vai te ajudar a sair com o pé direito. Você saberá para onde está indo e quais ações ajudarão você a chegar lá. Escreva seu propósito em um post-it ou em um cantinho do seu planner/bujo.

Agora, apenas coloque as tarefas no T-DO de hoje, se completá-las irá direcioná-lo para a finalidade do seu dia.

Mantenha seu propósito na frente de sua mente enquanto escreve suas tarefas e tome decisões ao longo do dia. Se tudo der certo, no final do dia seu senso de realização vai ser muito maior.

3 – TOP 3: Suas tarefas devem ser separadas dos hábitos diários

Tem um post aqui no blog sobre como o habit tracker facilitou a minha rotina. São as pequenas tarefas diárias que não precisam estar no meu to-do e sim, no habit tracker para um controle do que foi feito. Hábitos como fazer o café, tirar o lixo e alimentar os bichos, precisam ser feitas estando ou não na nossa lista de tarefas.

Se você está preenchendo suas listas de tarefas com hábitos diários regulares, pare agora!

Mantenha na sua lista apenas as coisas mais importantes, defina um TOP 3 todos os dias, realce o que é realmente urgente e não pode ser adiado e certifique-se de completar estes três primeiros antes de passar para as tarefas secundárias.

4 – Anote e use um sistema

Qualquer tipo de papel serve para uma boa lista de tarefas, okay um bloco de notas fofo ajuda né? Mas a questão é anotar e não digitar.

Eu sei que muita gente se adapta muito bem aos meios digitais como o Trello, Evernote ou Google Task, mas estudos mostram que, estamos mais propensos a lembrar das tarefas se as anotamos, com caneta e papel, ao invés de digitar no computador ou celular. Além disso, há menos distração ao usar caneta e papel – sem Facebook, e-mail ou Whatsapp para nos afastar!

E o melhor jeito de ter uma lista de tarefas simples e bonita, é mante-la em um sistema, seja um planner, agenda ou bullet journal. Desde que você tenha o hábito de vê-lo todos os dias. Evite anotar as tarefas em post-it por toda parte, eu ainda erro nisto, deixo até dentro da geladeira minha lista de compras e esqueço de pegar na hora de ir no mercado.

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Qualquer lista que você escreve em uma folha solta, coloque dentro do seu planner, seja com washi tape, durex, cola, cuspe, qualquer coisa.

E finalmente, revise sua lsita no final de cada dia. Marque as tarefas que foram concluídas e risque aquelas que não são mais importantes. Mova todas as tarefas incompletas para a lista de tarefas do dia seguinte, use símbolos, canetas, cores, adesivos diferentes para marcar suas tarefas, crie um sistema, torne tudo isto um hábito e te juro que será muito mais fácil completar seu TO-DO.

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Simplificar sua lista de tarefas é realmente saber onde concentrar sua atenção. Eu uso as técnicas acima todos os dias e minhas listas de tarefas são simples, focadas e de propósito. Escolha sua técnica favorita de cima e implemente agora!

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