Organização digital — Mantendo os arquivos em ordem 1
Photo via Visual Hunt

Depois de muito trauma ao perder incontáveis GB de arquivos em formatações e backups mal feitos, eu meio que acabei desenvolvendo um sistema razoavelmente eficiente de organização dos meus arquivos, que torna bem fácil qualquer backup emergencial apenas das coisas mais essenciais. Essa organização é só o primeiro passo pra salvar minha vida digital. A real salvação dela é minha rotina de limpeza e backup anual, que eu vou explicar num próximo post (logo, eu juro).

Mas antes de sequer pensar em fazer um backup, você precisa organizar essa montanha de arquivos que ficaram jogados pelo computador em sei lá quantos anos, né? Afinal, não adianta nada salvar todos os arquivos pra posteridade num HD externo numa bagunça tão caótica que você nunca vai encontrar o que precisa.

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Antes de tudo: se livre do que é inútil

Aqueles arquivos de filme que você dificilmente vai ver de novo, e que se quiser vai encontrar no Netflix? Fora. O mesmo vale pra tonelada de prints que você salvou pra mandar pra alguém, 547 versões do trabalho da faculdade (nesse caso, deixa a última, ein!). Dê uma geral em todas as pastas que você tem e avalie os arquivos pensando “eu vou sentir falta disso se meu pc morrer?” e elimine tudo que não for fazer falta.

Essa é a hora também de se apoiar em ferramentas online. Eu costumava ter um monte de documentos do bloco de notas com receitas, anotações aleatórias de palestras, ou mesmo anotações gerais da vida: tudo que tinha de anotação foi pro Evernote (mas não esquece de organizar as anotações lá dentro também, viu? senão não adianta).

Categorize

As próprias bibliotecas-padrão do Windows te ajudam nessa parte. Divida seus arquivos em 4 grandes categorias: Imagens, Vídeos, Música e Documentos (que no caso é todo o resto que não se encaixa nas primeiras). Aí abra cada uma dessas categorias e avalie o que tem dentro e como isso precisa ser dividido. Eu, por exemplo, divido minhas imagens em: pictures e images, na primeira estão as minhas fotos pessoais, separadas depois por ano e, ainda, por evento; na segunda categoria ficam imagens aleatórias: wallpapers, gifs que eu uso muito, referências, etc. Meus vídeos são divididos entre séries e filmes, e então as séries têm cada uma sua pasta (e dentro delas só os episódios que ainda não assisti).

A parte mais complicada (e geralmente com maior número de arquivos), é a de documentos. Ali dentro eu tenho uma pasta de documentos pessoais, com digitalizações de documentos importantes, certificados e notas fiscais; uma pasta para cada cliente ou projeto pessoal e uma pasta de estudos. Aqui entra também a pasta da faculdade, escola ou curso, separada por semestre ou ano e por matérias.

Escolha seu método

Eu prefiro manter todos os meus arquivos salvos no HD externo e deixar no computador só o estritamente necessário. Acabou o projeto? Backup pro HD no mesmo dia. Assistindo uma série? Deixo todas as outras no HD e vou transferindo conforme for acabando e indo pra próxima (e nesse caso, apagando do HD também). Mas, dos arquivos que ficam no meu computador, a maioria (e os mais pessoais), ficam todos sincronizados com o Google Drive, assim eu tenho acesso pelo celular sempre que quiser, e isso já salvou a minha vida (e a de vários amigos) muitas vezes. Para isso eu precisei comprar mais 100GB de armazenamento (R$ 6,99/mês). Eu pessoalmente acho que vale muito a pena, então fica a dica (:

Mantenha a organização

Essa é potencialmente a parte mais díficil. Nem sempre a gente tem tempo pra ficar colocando os arquivos nas pastas certas e excluindo o que é inútil. É pra isso que eu uso a área de trabalho e a pasta de downloads. Basicamente elas são meu lixão. Tudo que eu precisei salvar na pressa fica em uma dessas pastas e, assim que eu conseguir um tempo eu passo por elas pra excluir o que não preciso mais e organizar o que fica nas pastas certas.